行政人员职责

行政人员职责

一、负责收案管理

1、本所《法律事务委托合同》、《授权委托书》、《律师事务所函》、《律师事务所调查专用函》、《律师事务所会见犯罪嫌疑人或被告人函》等办理业务所需函件，均由行政人员统一采购并保管。

2、收案时，由行政人员向办案律师发放省司法厅、省律师协会统一监制的《法律事务委托合同》（一式三份，其中当事人留存一份，所里留存两份）、《授权委托书》（一式三份）、《收案审查表》（一式两份）、《海南海伟迪律师事务所案件质量跟踪考核表》、《海南海伟迪律师事务所律师服务质量回访表》。如采取计时收费的，则另需发放《计时收费表》。

《法律事务委托合同》原则上先由当事人签章回所后，由行政人员进行初步审核，主要审核《法律事务委托合同》与《收案审查表》内容填写是否完备、是否与本所代理的其他案件存在利益冲突（主要指是否代理同案中的双方当事人）、是否有标的额、收费标准是否符合规定，款项是否到账（未到的应注明原由）、计时收费的是否填写《计时收费表》。之后，行政人员将《法律事务委托合同》与《收案审查表》交由本所主任或主任指定人员对本案进行审查，并签批《收案审查表》后，再由行政人员盖章，并由行政人员进行相应合同编号，同时由行政人员填写《收案登记薄》。填写《收案登记薄》时，同一栏目下的文字记载方式、格式应该统一规范、美观。

《法律事务委托合同》盖章（包括骑缝章）后，在其右上角用铅笔标注该合同号，如“A001”（表示A类第001号），并将其与同样在右上角用铅笔标注合同号的《收案审查表》统一放置，便于查找以及年终统一装订成册并归档。

盖章同时，应由承办律师与行政人员共同填写《公章使用登记簿》，应尽量记载详细信息，包括双方当事人、案由、审级或阶段、合同号等，如“张三诉李四劳动争议纠纷案一审，合同号：A001”，并交由主任签批。

3、若承办律师需要开具《律师事务所函》、《律师事务所调查专用函》、《律师事务所会见犯罪嫌疑人或被告人函》等函件，应有承办律师填写该函件相关信息，包括存根，信息也应该尽量详尽。之后，由承办律师与行政人员共同填写《公章使用登记簿》，同时交主任签批后由行政人员盖章。特殊情况下，可先行盖章后，再交由主任签批。另外，如该函件无相关合同，则必须先经主任或主任指定人员签批后方可盖章。行政人员应将存根统一放置，妥善保管，便于年终考核之用。

4、发票原则在费用到账后开具，特殊情况下经主任或主任指定人员同意可先行开具。每一案开具发票时，应将该合同号记载于发票上（建议尽量将该案的详细信息记载于发票上，如记载为“张三诉李四劳动争议纠纷案一审，合同号：A001”。并用铅笔在该发票右上角标注承包律师姓名，便于查找及做账。同时，将该发票金额及编号登记在《收案登记薄》上，便于年终做未收费统计表。另外，将该发票复印，与该案法律事务委托合同》与《收案审查表》放置一起，便于结案时装订档案之用。同时，做好发票登记。

5、每月最后一日，行政人员应填写当月报表，交由主任签批后于次月2日之前上报海口市司法局律公处。

每半年即6月31日填写半年报表，交由主任签批后于7月5日之前上报海口市司法局律公处。

每年年终即12月31日填写好全年报表，交由主任签批后于次年1月5日之前上报海口市司法局律公处。

填报半年报表和全年报表之时，仍需填报当月报表，同时，还需将《收案登记簿》一同上报。

二、负责结案管理

1、每月致电本所律师，核查案件结案情况，若由办结案情，应及时催促承办律师将案卷移交所里统一装订。每个案件的装订时间不得超过办结时间三十天。

2、承办律师移交案卷同时，应向其发放《卷宗目录》、《结案报告表》、《档案封面》，同时，将《法律事务委托合同》、《收案审查表》、复印的发票一并交于承办律师，由承办律师按照《卷宗目录》顺序材料摆放整齐，之后交由行政人员检查合格后统一装订归档。

承办律师移交案卷时，应将填写完整的《海南海伟迪律师事务所案件质量跟踪考核表》、《海南海伟迪律师事务所律师服务质量回访表》一并交于行政人员装订。同时，承办律师还应将《结案报告表》、《档案封面》填写完整，由主任签批后一并交于行政人员装订。

其中A类案件的卷宗材料，除“阅卷笔录”可无之外，其他材料必须具备。

3、档案装订完毕之后，行政人员应为案卷加盖骑缝章，包括封面粘贴连接处，并编写页码，填写《卷宗目录》。同时，行政人员还应为该档案进行统一分类编号，并在右上角注明总编号。之后，由行政人员将该档案集中妥善放置统一的档案盒，并在档案盒侧面及正面注明案卷的详细信息，包括双方当事人、案由、审级或阶段如“张三诉李四劳动争议纠纷案一审”，并在侧面编写总编号。

另外，行政人员还应填写《档案归档登记簿》。之后，将档案统一妥善放置档案柜。

4、归档的案卷，如需借阅，借阅人应填写《档案借阅登记薄》，并由主任或主任指定人员签批后方可借出。

三、负责收文与发文的管理

1、接收、整理省司法厅、市司法局、省律协等单位的来文，并负责初步审阅，将重要文件向主任进行汇报，并转达、通知各律师，同时让各律师传阅并签字。

所有收文，均需填写《收文登记薄》和《收文目录》，便于年终装订成册。

2、根据律所需要，经主任审批同意后，向相关机关发文，对于没有存根的发文，应复印留底，便于年终装订成册。

四、负责财务管理（由专门的财会人员负责）

1、每月9日之前（具体时间以税务机关要求为准）做好当月财务帐，并向税务机关送报表。

2、每季度15日之前（具体时间以税务机关要求为准）向税务报送会计报表。

3、负责日常财务收支管理。

4、负责律师提取费用的登记，并按规定代扣个人所得税。

5、负责每年年终的审计事项。

6、负责社保事情。

7、负责每月初到银行领取对账单。

8、其他财务事项。

五、其他应负责管理事项

1、负责《政治学习会议记录》、《业务学习会议记录》、《重大疑难案件讨论会议记录》、《合伙人或律师会议记录》、《投诉记录》等记录，此记录必须按照年检要求具备开会时间，地点，参加人（不得少于执业律师三分之二），主题，发言内容，到会人签字等要素，且重大疑难案件另需最终一致讨论意见。另外，各种会议记录的次数不得少于四次。

以上各项会议记录的具体要求可以根据每年的年检要求予以调整，以符合年检要求为准。

2、负责年检各类表格的制作，如《律师事务所年度检查考核登记表》、《律师执业年度考核登记表》、《律师执业证换证登记表》、《海南省律师事务所主任年度检查考核测评表》、《海南省律师事务所年度检查考核测评表》、《未结案登记表》、《未收费登记表》等。

3、负责年检时年终总结的草拟，并交由主任审核确认后打印上报，并用于年检考核组莅临之际的汇报。

4、每月月初，前往省律协领取《司法文件选》、《最高院公报》、《中国律师》等文书，可间隔几月或者办理其他事项时一并领取。

5、加入律协行政群，以时刻了解省司法厅及其他律所动向，并便于与省司法厅及其他律所交流。

6、仔细研读省司法厅印制的《办事指南》，以熟悉办理律所相关业务所需的材料及流程。

7、负责空调、饮水机、传真机、电脑、电话、打字机、复印机、纸张、油墨、笔等办公设施、设备及用品的采购和维护管理。

8、负责律师人事档案的管理。

9、负责图书、报纸、杂志等的借阅、整理、保管。

10、负责与司法厅、市司法局、省律协等相关机关进行沟通交流，并按要求完成相应工作安排，填报相关文件、报表、报告等。

11、负责接待、登记、传达来人、来电、来函访问等工作，其他人员根据实际情况予以配合。

12、负责办公室卫生、清洁包括办公桌、椅、门、窗、地板、墙壁等的卫生，保持整洁，不染灰尘。保持办公室内物品摆放整齐，井然有序。本所另有规定的，按规定执行。

13、负责网站的管理，保证每天登陆至少一次，并与网络管理人员保持联系，如有问题，应及时与其沟通解决。

14、负责省律协网站中教育培训系统的管理。

15、负责本所所徽、信签等的印制。

16、负责实习律师人员的考勤管理。

11、务必熟悉律师事务所运作机制，熟悉有关律师、律师事务所管理的法律、法规、政策，尤其熟悉下列事宜：招聘律师及实习律师、律师助理的程序、要求；办理律师执业证的程序、要求；律师及律师事务所年检的程序、要求；律师个人申报、代扣个人所得税的要求。

12、主任交办的其他事项。

行政人员在行使上述职责之时，律所其他人员均应予以积极配合。若行政人员有不明白之处，应积极参照之前的做法，并积极与相关人员沟通，也可通过电话、微信直接向相关机关、其他律所咨询，以确保所办事项的准确性。